Portfolio / Planasa
Automatización de procesos y portal de RR. HH.
El equipo de Recursos Humanos de Planasa identificó la necesidad crítica de reducir el tiempo dedicado a diversos procesos de gestión de datos relacionados con el personal. Antes de nuestra intervención, cada mes enfrentaban desafíos importantes, entre ellos la engorrosa tarea de enviar y recibir una gran cantidad de archivos de múltiples filiales. Este proceso manual no solo consumía mucho tiempo, sino que además era propenso a errores, ya que implicaba cálculos y consolidaciones tediosos gestionados en hojas de cálculo de Excel.
La falta de un sistema de gestión de datos ágil dificultaba el seguimiento eficiente de la información del personal y la generación de informes, lo que afectaba la productividad general. Nuestra solución se centró en automatizar estos procesos, mejorar la precisión de los datos y ofrecer un marco más eficiente para gestionar los datos del personal.
Antes
- Gestión manual de datos: la dependencia de hojas de Excel y cálculos manuales consumía mucho tiempo y era propensa al error humano.
- Los datos se consolidaban manualmente, lo que generaba inconsistencias e ineficiencias.
- Procesos clave como los cálculos y la generación de informes no estaban automatizados, lo que implicaba mayor carga de trabajo y demoras.
Mejoras clave
- La centralización automatizada de datos simplificó la consolidación de informes de FTE y de personal, eliminando la necesidad de hojas intermedias.
- La automatización redujo los errores humanos en la carga de datos y en los informes, mejorando la calidad de los datos.
- Reducción significativa de la carga de trabajo: la automatización de cálculos clave (FTEs, KPIs, métricas ESG) redujo el esfuerzo manual en un 80%.
Cómo lo hicimos
Reingeniería de procesos
Se redefinieron los procesos de carga y control de datos para la gestión de personal mediante nuevas herramientas online. Se implementó una nueva estructura de datos que estandariza los conceptos por país e incorpora validaciones de datos para minimizar los errores.
Centralización de datos
Se automatizó la recopilación y consolidación de los Full Time Equivalents (FTE), los informes de horas del personal, los contratos temporales y la plantilla de personal de las distintas filiales, reemplazando los procesos y cálculos manuales.
Insights Portal
Se desarrollaron dashboards interactivos con 50 visualizaciones que ofrecen indicadores clave como brechas salariales, absentismo, diversidad, rotación de empleados y Full-Time Equivalents.
Ampliación de datos
Se integraron datos históricos y se iniciaron conexiones automatizadas con las fuentes de datos para optimizar aún más el reporting y el análisis.
“Estamos muy satisfechos con los resultados. La automatización ha reducido de forma significativa nuestra carga de trabajo y ha eliminado los errores, mientras que los dashboards interactivos ofrecen información en tiempo real sobre métricas clave como las brechas salariales y la rotación de empleados. Esta solución ha transformado de verdad la forma en que gestionamos los datos de RR. HH.”Ana Clara Nieva · Directora Corporativa de Administración de Personal - Planasa
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